Jakie oprogramowanie dla dużych centrów dystrybucji a jakie dla mniejszych magazynów?

Centra dystrybucji mogą mieć charakter centralnego magazynu, magazynu przeładunkowego (tzw. cross-docking), albo magazynu pick-by-line. W typowym centrum dystrybucji są wykonywane takie działania, jak przyjęcie towaru, jego składowanie, wewnętrzne operacje i wysyłka towaru. Z czynnościami techniczno – materialnymi są powiązane czynności formalnoprawne, które obecnie coraz częściej są digitalizowane. Sprzyja temu szerokie stosowanie oprogramowania dla centrów dystrybucji, zwanego też potocznie programami do faktur.

Kontrola działalności centrum dystrybucji

Zapanowanie nad stanem magazynu, wysyłką i płatnościami jest obecnie niemożliwe bez posiadania odpowiedniego oprogramowania – chyba że kilku pracowników będzie biegało z zeszytami lub tabletami i spisywało wszystkie zdarzenia, a następnie analizowało je i przekazywało do kierownika magazynu. Trudno sobie to wyobrazić. Znacznie łatwiej jest wdrożyć od początku działania centrum dystrybucji specjalne oprogramowanie do faktur i przeszkolić pracowników, którzy będą na bieżąco wprowadzać dane. Resztę zrobi za nich tzw. silnik oprogramowania, zapewniający np. automatyczne zestawienia i analizę danych oraz autouzupełnianie niektórych dokumentów i ich generowanie.

Zarządzanie dokumentami

Nawet najprostszy program do faktur pomaga ograniczyć czasochłonność ich przygotowywania oraz zniwelować ryzyko błędów popełnianych przy wypełnianiu faktur. Oprogramowanie dla centrów dystrybucji zwykle zawiera różne moduły, w tym bazę kontrahentów i klientów, a także bazę wzorów pism. Za ich pomocą pracownik wystawiający wezwania do zapłaty, faktury, dowody dostawy, listy przewozowe, czy też handlowe dokumenty identyfikacyjne ma dzięki temu ułatwione zadanie, a tym samym wykonuje swoje zadania szybciej i bardziej efektywnie.

Czas to pieniądz

W procesie magazynowania, który stanowi podstawową działalność centrum dystrybucji, istotne jest utrzymanie dużej różnorodności produktów, dbanie o ich odpowiednią dostępność oraz zminimalizowanie kosztów magazynowania. Żeby było to możliwe zespół pracowników musi szybko uzupełniać zasoby magazynu. Każda czynność jest dokumentowana, dlatego im sprawniej przebiega przygotowywanie dokumentów i wystawianie faktur, tym poszczególne procesy są mniej czasochłonne.

Większość mniejszych przedsiębiorstw unika dokumentowania czynności z kontrahentami ograniczając się do wystawiania faktur, bo nie ma na to czasu. Tymczasem brak dokumentów może w razie sporu bardzo utrudnić dochodzenie roszczeń przedsiębiorcy, albo powodować problemy w przypadku kontroli organów administracji skarbowej lub innych. Oprogramowanie do faktur pozwala rozwiązać ten problem skutecznie zabezpieczając interesy przedsiębiorcy.

Tekst nadesłała firma Alfa z Łańcuta www.alfa-lancut.com.pl