Organizacja konferencji biznesowej to spore przedsięwzięcie – nic zatem dziwnego, że wiele firm decyduje się powierzyć to zadanie profesjonalnym agencjom eventowym, które posiadają zarówno niezbędne doświadczenie, jak i sprawdzoną sieć branżowych kontaktów. Korzystanie z usług agencji nie stanowi jednak żelaznej reguły. Po prawdzie, każda firma jest w stanie samodzielnie zorganizować i przeprowadzić udaną konferencję, o ile gruntownie przemyśli i zaplanuje własną strategię. W tym celu należy rozpocząć przygotowania już na kilka miesięcy przed samym wydarzeniem.

Konferencja biznesowa ma zazwyczaj na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz świadczonych przez nią usług. Na wstępie trzeba się zatem zastanowić, do jakiej grupy docelowej będziemy się zwracać, oraz jaki przekaz zamierzamy przesłać uczestnikom wydarzenia. Z tymi zagadnieniami wiąże się bezpośrednio tytuł naszej konferencji – powinien się okazać jednocześnie chwytliwy i merytorycznie atrakcyjny, zapewniając nam oryginalność na tle konkurencji. Podobnemu celowi służy dobór zaproszonych gości; w naszym interesie leży to, aby reprezentowali oni możliwie najbardziej rozpoznawalne środowiska biznesowe, dzięki czemu zarówno sama konferencja, jak i nasza firma zyskają na wiarygodności.

Organizatorzy konferencji muszą zdawać sobie sprawę z faktu, iż co roku w Polsce organizuje się kilkadziesiąt (jeśli nie kilkaset) podobnych wydarzeń. Co za tym idzie, coraz trudniej się wyróżnić i pozytywnie zaskoczyć zebrane audytorium. Aby maksymalnie zbliżyć się do tego celu, warto zadbać o kompetentnych, energicznych prelegentów, którzy podziałają na publiczność jak magnes. Przekazywana przez nich wiedza musi nieść odbiorcom wymierną korzyść oraz przeświadczenie, że nigdzie indziej nie zdobyliby równie przydatnych dla siebie informacji. Taka taktyka da nam w zasadzie stuprocentową gwarancję, że zadowoleni goście wezmą udział w naszej następnej konferencji, którą polecą zapewne także swoim znajomym.

Zanim przystąpimy do opracowywania merytorycznego planu konferencji, powinniśmy zadać sobie pytanie, jakie środki możemy przeznaczyć na organizację wydarzenia. Od wielkości naszego budżetu będą zależały takie kluczowe kwestie jak lokalizacja imprezy, jej złożoność, branżowa pozycja prelegentów, catering, ewentualna oprawa artystyczna itp. Niezwykle istotny okaże się również czas trwania naszej konferencji – jeśli rozplanujemy ją na kilka dni, należałoby zatroszczyć się o zapewnienie uczestnikom miejsc noclegowych w promocyjnych cenach (takie kwestie najlepiej ustalać bezpośrednio z kierownictwem hotelu, w którym dany event będzie się odbywał). Przy okazji można również zastanowić się nad innymi aspektami logistycznymi, np. transportem na miejsce imprezy.

Nikogo nie trzeba już chyba w dzisiejszych czasach przekonywać o roli mediów społecznościowych w docieraniu do interesującego nas odbiorcy. Jednym z kluczowych zadań przed konferencją okaże się zatem odpowiednia promocja – zarówno w naszych własnych kanałach social media, jak i na stronach branżowych. Im skuteczniejsza reklama, tym większa szansa na sukces całego przedsięwzięcia.

Artykuł powstał przy współpracy z konferencjenimbus.pl